Modelový proces přípravy a certifikace organizace 

Modelový proces přípravy a certifikace organizace

Popis jednotlivých fází přípravy je standardním postupem společnosti ASAP Consutling, s.r.o. používaným při přípravě k certifikaci třetích společností.

1.Přípravná fáze

Základním požadavkem pro přípravu certifikace je znalost normy ČSN EN ISO 9001:2001 a norem s ní souvisejících. Je nezbytně nutné, aby organizace tyto normy vlastnila v tištěné nebo elektronické podobě.

Po základním seznámení s požadavky normy, včetně zdůraznění klíčových pojmů a kapitol, musí organizace jmenovat představitele managementu, tedy kmenového zaměstnance, který bude odpovídat za zavedení, údržbu a zlepšování systému managementu jakosti (dále jen SMJ).

2.Poznávací fáze

Během poznávací fáze se poradenská organizace seznamuje s rutinním během organizace, poznává zavedené postupy a tok informací, tvorbu a ukládání technické dokumentace a podobně.

Výstupem z této fáze je popis všech procesů probíhajících v organizaci, včetně záznamů, které během chodu organizace vznikají. Během poznávací fáze probíhá:

• Identifikace procesů organizace
• Identifikace záznamů

3.Hodnocení dokumentace

Na základě zjištění z poznávací fáze je třeba zhodnotit stav dokumentace organizace v souladu s normou, navrhnout změny tak, aby dokumentace organizace byla s normou kompatibilní a připravit materiály pro vytvoření příručky jakosti.

Výstupem je zpracovaná analýza jak dokumentů organizace, tak analýza vzniku, toku a evidence záznamů v organizaci.

4.Tvorba dokumentace SMJ

Na základě zjištění z předcházejících fází vzniknou dokumenty jako například příručka jakosti, formuláře a pod. formátem odpovídajícím normě a především v podobě nezatěžující zbytečnou administrativou stávající chod organizace. Všechny takto vzniklé dokumenty, ale musí poskytovat jasný a úplný obraz o procesech probíhajících ve společnosti.

5.Zaváděcí fáze

Před zavedením SMJ u organizace proběhne školení klíčových zaměstnanců organizace tak, aby byli schopni vést podřízené k naplňování požadavků SMJ.

Součástí zavedení je podpis a zplatnění dokumentace SMJ a jeho aplikace do praxe (zavedení nebo úprava evidence záznamů a toku informací v souladu se SMJ, kotrola a převedení již probíhajících procesů do souladu se SMJ, nastartování nových procesů souvisejících se SMJ a pod. )

6.Předcertifikační audit

Předcertifikační audit slouží ke kontrole již zavedeného SMJ tak, aby nedošlo během certifikačního auditu, který je nákladný, k neshodám, které by zabránily získání certifikátu. Výstupem z interního auditu je Zápis o interním auditu, který musí obsahovat informace o prověřovaných oblastech SMJ a návrh případných nápravných opatření.

Předcertifikační audity probíhají do té doby, dokud není zjištěn stav fungování SMJ schopný certifikace certifikační autoritou.

7.Nápravná opatření

Poradenská organizace v Zápisu o interním auditu specifikuje případná nápravná a preventivní opatření, která by měla uvést již fungující SMJ do souladu s normou. Organizace musí tato opatření zavést do praxe před certifikačním auditem.

8.Certifikační audit

Tato fáze zahrnuje:

• výběr a oslovení certifikační autority podle kritérií požadované certifikace
• vypracování a odeslání dokumentů požadovaných certifikační autoritou
• dohodnutí termínu certifikačního auditu a týmu auditorů
• vlastní certifikační audit
• vytvoření stanoviska ke Zprávě z certifikačního auditu
• získání certifikátu

Náklady na certifikační audit se liší podle zvolené certifikační autority, velikosti počtu zaměstnanců a struktury certifikované organizace a rozsahu požadované certifikace (výčet certifikovaných norem).

Shrnutí časové a finanční náročnosti jednotlivých fází